Quản lý kho và hoạt động kho bãi

Đợi ở chỗ

Một kho bãi không chỉ là một tòa nhà đầy đồ. Nó là một hệ thống được thiết kế kỹ lưỡng để nhận, lưu trữ, tổ chức & gửi hàng hóa với hiệu quả tối đa.

Quản lý kho là thực hành theo dõi những gì bạn có, vị trí của chúng & lượng bạn cần. Mục tiêu là cân bằng: đủ hàng để đáp ứng đơn hàng mà không có quá nhiều để lãng phí tiền vào lưu trữ & rủi ro hàng hóa bị cũ kỹ.

FIFO (Đầu tiên vào, đầu tiên ra): Hàng hóa cũ nhất được gửi đi đầu tiên. Rất quan trọng đối với hàng hóa dễ hỏng như thực phẩm, thuốc men & hóa chất. Pallet đầu tiên nhận được là pallet đầu tiên được chọn.

LIFO (Cuối cùng vào, đầu tiên ra): Hàng hóa mới nhất được sử dụng đầu tiên. Ít phổ biến hơn trong kho bãi vật lý nhưng được sử dụng trong kế toán & trong các trường hợp nơi hàng hóa mới nhất dễ dàng truy cập nhất.

Hệ thống quản lý kho (WMS): Phần mềm theo dõi từng sản phẩm trong kho theo vị trí, lượng & trạng thái. Một WMS chỉ đạo công nhân đến kho chứa đúng, tối ưu đường đi để giảm đi số bước đi, quản lý nhận hàng & sắp xếp, cũng như tạo mã vạch gửi hàng. Không có WMS, một kho bãi lớn sẽ là hỗn loạn.

Lựa chọn, Bao gói, Gửi hàng: Quy trình thực hiện đơn hàng cơ bản. Một công nhân lấy hàng từ vị trí lưu trữ (lựa chọn). Một công nhân khác kiểm tra đơn hàng, thêm bao bì bảo vệ & dán gói (bao gói). Gói hàng được dán mã vạch & giao cho nhà vận chuyển (gửi hàng). Trong các hoạt động lớn, mỗi bước là một trạm riêng với công nhân chuyên trách.

Quyết định kho bãi

Một trung tâm phân phối thực phẩm khu vực nhận hàng của sản phẩm sữa, hàng đóng hộp và phụ kiện trang trí mùa lễ hội. Sản phẩm sữa có hạn sử dụng trong hai tuần. Hàng đóng hộp có thời gian sử dụng lâu nhất là hai năm. Phụ kiện trang trí mùa lễ hội chỉ bán trong một cửa hàng mỗi năm là sáu tuần.

Các Phương thức Vận tải

Di chuyển Hàng hóa qua Khoảng cách

Mỗi chuyến hàng đều liên quan đến một sự cân bằng cơ bản: tốc độ so với chi phí. Có bốn phương thức vận tải chính chủ yếu mỗi vị trí khác nhau trên phổ đó.

Xe tải (qua đường dài): Phương thức linh hoạt nhất. Xe tải có thể lấy hàng và giao hàng từ cửa này đến cửa khác. Khoảng 72% của tổng lượng hàng hóa vận chuyển tại Mỹ được thực hiện bằng xe tải. Hàng hóa đầy đủ xe tải (FTL) chiếm toàn bộ container. Hàng hóa không đầy đủ xe tải (LTL) chia sẻ không gian container với các nhà cung cấp khác. Xe tải là phương thức vận chuyển nhanh nhất cho các quãng đường ngắn đến trung bình nhưng chi phí theo quãng đường so với đường ray và tàu biển.

Đường ray: Di chuyển các lượng hàng hóa lớn với chi phí thấp theo quãng đường. Một đoàn tàu hàng có thể chở lượng hàng hóa tương đương 300 chiếc xe tải. Đường ray là phương thức vận chuyển lý tưởng cho các nguyên liệu thô (than, lúa mỳ, hóa chất) và container intermodal trên các quãng đường dài. Tiền đề là tốc độ và tính linh hoạt, tàu chạy theo lịch trình trên các tuyến đường cố định.

Biển (hải quân): Phương thức vận chuyển hàng hóa rẻ nhất quốc tế. Một chiếc tàu container có thể chở từ 10.000 đến 24.000 TEU (hai mươi container tiêu chuẩn). Vận tải biển là chậm, từ 2 đến 6 tuần tùy theo tuyến đường, nhưng chi phí theo đơn vị là một phần tư so với hàng không. Hơn 80% của thương mại toàn cầu theo thể tích được di chuyển bằng đường biển.

Hàng không: Phương thức vận chuyển nhanh nhất và đắt nhất. Dùng cho hàng hóa có giá trị cao, nhạy cảm với thời gian, hàng hóa dễ hỏng, điện tử, dược phẩm, hải sản tươi. Chi phí hàng không là 4 đến 5 lần so với biển theo kilogram nhưng giao hàng trong vòng vài ngày thay vì tuần.

Vận tải đa mô hình kết hợp nhiều mô hình trong một vận đơn. Một container có thể đi bằng tàu từ Thượng Hải đến Long Beach, bằng tàu hỏa từ Long Beach đến Chicago và bằng xe tải từ Chicago đến một kho hàng ở Indianapolis. Mỗi mô hình xử lý bước mà nó làm tốt nhất.

Giao hàng đến nhà khách hàng là bước cuối cùng từ một trung tâm phân phối địa phương đến cổng nhà của khách hàng. Đây là phần đắt nhất theo đơn vị hàng hóa của toàn bộ chuỗi cung ứng, chiếm đến 53% chi phí giao hàng tổng thể, vì mỗi điểm dừng chỉ phục vụ một khách hàng.

Hệ thống quản lý vận tải (TMS): Phần mềm lập kế hoạch vận đơn, chọn nhà vận chuyển, tối ưu đường đi và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Một TMS giúp nhà cung cấp so sánh chi phí, hợp nhất vận đơn và tìm sự cân bằng tốt nhất giữa chi phí và tốc độ.

Lựa chọn mô hình phù hợp

Một công ty tại Ohio cần giao ba đơn hàng khác nhau trong tuần này. Đơn hàng A là 20 tấn cuộn thép đi đến một nhà máy ở Texas, cần giao trong vòng năm ngày. Đơn hàng B là 500 đơn vị điện thoại thông minh mới từ một nhà máy ở Thâm Quyến, Trung Quốc đến một sự kiện ra mắt ở New York trong ba ngày. Đơn hàng C là 2.000 container hàng hóa nội thất từ Việt Nam đến các kho hàng trên toàn nước Mỹ, cần giao trong tám tuần.

Dự báo nhu cầu của khách hàng và chiến lược kho hàng

Dự báo những gì khách hàng sẽ mua

Vấn đề trung tâm trong quản lý chuỗi cung ứng là vấn đề này: bạn phải quyết định lượng hàng hóa cần sản xuất, đặt hàng và dự trữ trước khi biết chính xác lượng hàng hóa mà khách hàng sẽ mua. Nếu bạn sai ở bất kỳ hướng nào thì bạn sẽ mất tiền.

Đề xuất nhu cầu sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng thị trường, mùa vụ và đôi khi là các mô hình học máy để dự báo nhu cầu trong tương lai. Một dự báo tốt không bao giờ hoàn hảo: mục tiêu là gần đúng đủ để bạn có thể phản ứng với khoảng cách.

Thời gian đặt hàng là tổng thời gian từ khi đặt hàng với một nhà cung cấp đến khi hàng hóa sẵn có để bán. Nếu thời gian đặt hàng từ một nhà máy ở Trung Quốc là 12 tuần (sản xuất cộng với vận chuyển biển), bạn phải dự báo nhu cầu 12 tuần trước. Thời gian đặt hàng ngắn hơn cung cấp cho bạn nhiều sự linh hoạt.

Hàng dự trữ an toàn là lượng hàng hóa dự trữ thêm để chống lại những cơn sóng gió về nhu cầu hoặc trì hoãn cung cấp. Nếu dự báo của bạn là bạn sẽ bán 1.000 đơn vị vào tháng sau nhưng nhu cầu thực tế có thể lên đến 1.200, hàng dự trữ an toàn sẽ bù đắp khoảng cách. Không có đủ hàng dự trữ an toàn có nghĩa là hết hàng (bán hàng bị mất). Có quá nhiều hàng dự trữ an toàn có nghĩa là chi phí lưu giữ (lưu trữ, bảo hiểm, vốn bị kẹt) cao hơn.

Đúng lúc (Just-in-Time - JIT): Một chiến lược do Toyota tiên phong, tối ưu hóa hàng tồn kho bằng cách có các bộ phận đến đúng lúc họ cần trên đường sản xuất. JIT giảm thiểu rác và chi phí lưu trữ nhưng đòi hỏi nhà cung cấp và vận chuyển phải rất đáng tin cậy. Khi chuỗi cung ứng bị phá vỡ, như trong COVID: các hoạt động JIT là những hoạt động đầu tiên bị ngừng vì chúng không có buffer.

Đúng lúc (Just-in-Case - JIC): Học thuyết ngược lại: giữ hàng hóa dự trữ thêm để bảo vệ trước sự không chắc chắn. JIC tốn nhiều hơn trong việc lưu giữ và vốn nhưng cung cấp sự dẻo dai trước các sự cố. Sau COVID, nhiều công ty đã chuyển từ JIT thuần túy sang một phương pháp lai với lượng hàng dự trữ an toàn cao hơn cho các thành phần quan trọng.

Mâu thuẫn dự báo

Một nhà sản xuất xe đạp sử dụng hàng tồn kho just-in-time cho tất cả các thành phần. Nhà cung cấp lốp của họ là một nhà máy duy nhất ở Đông Nam Á với thời gian đặt hàng 10 tuần. Trong một năm bình thường, điều này hoạt động tốt: lốp xe đến đúng lúc họ cần trên đường sản xuất và nhà sản xuất giữ gần như không có hàng lốp.

Sau đó, một cuộc đình công lớn tại cảng làm ngừng hoạt động vận chuyển từ Đông Nam Á trong ba tuần. Nhà sản xuất không có lốp xe và không có nhà cung cấp thay thế. Dòng sản xuất của họ ngừng hoạt động. Họ không thể giao hàng. Các nhà bán lẻ hủy hợp đồng và chuyển sang các đối thủ.

Công nghệ biến đổi Logistics

Chuỗi cung ứng số

Logistics hiện đại dựa trên công nghệ. Mỗi gói hàng bạn theo dõi, mỗi giao hàng cùng ngày, mỗi kho tự động phụ thuộc vào các lớp phần mềm và phần cứng làm việc cùng nhau.

Mã vạch và RFID: Mã vạch (như mã UPC) là nền tảng của việc theo dõi kho hàng. Qua mã vạch cập nhật hệ thống quản lý kho (WMS) tức thì, sản phẩm này đã nhận, di chuyển, chọn và giao hàng. Dải RFID (Tích hợp Radio tần số) dán thêm: chúng có thể đọc được mà không cần nhìn thấy đường thẳng, ở một khoảng cách và hàng trăm lần cùng một lúc. Một máy đọc RFID có thể kiểm kê toàn bộ pallet trong giây lát mà không cần mở hộp.

Theo dõi IoT (Internet of Things): GPS tracker trên xe tải, container và thậm chí trên từng pallet cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về vị trí của hàng hóa. Các cảm biến nhiệt độ giám sát tính toàn vẹn của đường lạnh cho thực phẩm và dược phẩm. Các cảm biến rung phát hiện xử lý thô. IoT biến một hộp đen ('hàng hóa của bạn đang trong quá trình vận chuyển') thành một nguồn cấp dữ liệu sống về dữ liệu vị trí và trạng thái.

Tối ưu hóa tuyến đường: Các thuật toán tính toán tuyến đường giao hàng hiệu quả nhất, xem xét khoảng cách, giao thông, cửa sổ giao hàng, dung lượng xe và quy định giờ làm việc của lái xe. Một công cụ tối ưu hóa tuyến đường có thể giảm chi phí nhiên liệu từ 10-30% và tăng số lượng điểm dừng mà một lái xe có thể thực hiện mỗi ngày. Công nghệ này là nền tảng của việc lập kế hoạch tuyến đường của UPS, FedEx và Amazon.

Tự động hóa và robot: Các hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS) sử dụng cẩu và tàu thu gom để lưu trữ và lấy hàng pallet trong các kệ cao-density mà không có nhà điều hành con người. Các robot di động tự trị (AMRs) mang các thùng và đơn vị kệ đến cho người chọn, loại bỏ việc di chuyển. Các hệ thống phân loại tự động đưa gói hàng đến làn xuất khẩu chính xác với tốc độ lên đến 10.000 gói mỗi giờ. Các trung tâm giao hàng của Amazon sử dụng hơn 750.000 robot cùng với công nhân.

Những trade-off về công nghệ

Một công ty thương mại điện tử có quy mô trung bình gửi 5,000 đơn hàng mỗi ngày từ một kho hàng. Hiện tại, họ sử dụng việc chọn hàng thủ công: công nhân đi dọc kho hàng với danh sách chọn hàng trên giấy, lấy đồ từ kệ và mang đến trạm đóng gói. Tốc độ chọn hàng trung bình là 60 món mỗi giờ mỗi công nhân. Tỷ lệ lỗi (sản phẩm sai) khoảng 2%.

Công ty đang xem xét hai khoản đầu tư: (1) thực hiện một hệ thống WMS với mã vạch quét để thay thế cho danh sách chọn hàng trên giấy, hoặc (2) triển khai robot di động tự trị (AMRs) mang các kệ hàng đến những người chọn hàng.

Ngành nghề Logistics

Đâu là nơi Logistics đưa bạn

Logistics và quản lý chuỗi cung ứng là một trong những ngành lao động lớn nhất thế giới. Các vai trò từ công việc tay nghề cao trong kho đến việc lập kế hoạch chiến lược cho công ty, và lĩnh vực này đang phát triển cùng với sự mở rộng của thương mại điện tử và thương mại toàn cầu.

Dispatcher: Điều phối lái xe, tuyến đường và hàng hóa trong thời gian thực. Các điều phối viên làm việc trong các công ty vận tải hàng hóa, dịch vụ giao hàng và logistics khẩn cấp. Họ quản lý các biểu đồ, giải quyết các vấn đề, và giữ cho hàng hóa di chuyển. Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề là rất quan trọng. Mức nhập môn, thường chỉ cần bằng tốt nghiệp trung học và đào tạo trên công việc.

Quản lý kho: Giám sát tất cả các hoạt động của kho: nhận hàng, lưu trữ, chọn hàng, đóng gói, gửi hàng, nhân sự và an toàn. Quản lý đội ngũ 20 đến 200+ công nhân. Trách nhiệm về mục tiêu throughput, độ chính xác kho hàng và kiểm soát chi phí. Thông thường cần ít nhất vài năm kinh nghiệm trong kho hoặc bằng cấp trong logistics hoặc kinh doanh.

Giải pháp chuỗi cung ứng: Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và xác định tiết kiệm chi phí. Sử dụng nhiều bảng tính, SQL và công cụ phân tích. Một bằng cử nhân trong quản lý chuỗi cung ứng, kinh doanh hoặc lĩnh vực định lượng là thông thường. Các nhà phân tích đang có nhu cầu cao vì các công ty đầu tư vào quyết định dựa trên dữ liệu.

Giấy phép lái xe thương mại (CDL) lái xe: Điều hành xe kéo tải, xe tanker và các phương tiện khác. Đào tạo CDL mất từ 3 đến 8 tuần. Vận tải là nền tảng của hàng hóa nội địa, có một tình trạng thiếu lái xe liên tục ở Mỹ, với các công ty cung cấp tiền thưởng ký và lương cạnh tranh. Các lái xe dài hạn có thu nhập từ 50.000 đến 80.000 đô la Mỹ+. Các lái xe chuyên dụng (hazardous, oversized loads) có thu nhập cao hơn.

Chứng nhận: Chứng nhận APICS Certified Supply Chain Professional (CSCP) là chứng nhận quản lý chuỗi cung ứng phổ biến nhất toàn cầu. Nó bao gồm thiết kế, kế hoạch, thực thi và cải thiện chuỗi cung ứng. Chứng nhận APICS Certified in Production & Inventory Management (CPIM) tập trung vào hoạt động nội bộ. cả hai chứng nhận đều làm tăng đáng kể tiềm năng thu nhập và được các nhà tuyển dụng giá trị cao.

Con đường của bạn trong Logistics

Kết nối Logistics với Tương Lai của bạn

Bạn bây giờ hiểu cách thức các kho hoạt động, hàng hóa di chuyển trên toàn cầu, các công ty lập kế hoạch cho nhu cầu và công nghệ đang định hình lĩnh vực này.