看板 — Bảng Hiệu
Kanban (看板) là tiếng Nhật. Các ký tự chia nhỏ như sau: 看 (kan), nhìn, thấy, & 板 (ban): bảng, tấm ván, biển hiệu. Cùng nhau: một bảng tín hiệu trực quan.
Từ này ra đời từ hàng thế kỷ trước hệ thống quản lý. Mọi cửa hàng ở Nhật Bản thời Edo đều có một kanban: một tấm gỗ treo bên ngoài quảng cáo những gì được bán bên trong. Tín hiệu trực quan vừa là quảng cáo, vừa là chỉ số tồn kho, & vừa là lợi kích kích hoạt đặt hàng lại, tất cả cùng lúc.
Cách Nhìn Siêu Thị của Taiichi Ohno
Vào những năm 1950, kỹ sư Toyota Taiichi Ohno ghé thăm các siêu thị Mỹ. Những gì anh ấy nhìn thấy đã thay đổi lịch sử sản xuất.
Trong một nhà máy truyền thống, mô hình đẩy, sản xuất chạy theo một kế hoạch. Một dự báo nói "chúng ta sẽ cần 500 đơn vị vào tháng tới," vì vậy nhà máy sản xuất 500 đơn vị & đẩy chúng lên một kệ. Nếu nhu cầu sai, kệ tràn ngập. Nếu nhu cầu vượt quá dự báo, kệ trống. Dù bằng cách nào, ai đó sai.
Siêu thị hoạt động khác. Kệ chứa một lượng cố định của mỗi mặt hàng. Khi khách hàng lấy lọ bơ đậu phộng cuối cùng, chỗ trống chính nó là tín hiệu đặt hàng lại. Nhân viên kho không cần người quản lý bảo họ đặt hàng lại: kệ hàng nói với họ. Đây là mô hình kéo: nhu cầu phía hạ lưu phát tín hiệu bổ sung phía hạ lưu.
Ohno mang cái nhìn sâu sắc này về lại Toyota. Thẻ vật lý (kanban) gắn vào một thùng bộ phận trở thành tín hiệu: "thùng này trống: sản xuất thêm." Không cần dự báo. Không cần người lập kế hoạch trung tâm. Công việc kéo chính nó đi.
Đẩy vs. Kéo
Phân biệt đẩy/kéo là nền tảng của mọi thứ tiếp theo.
Các Cột Là Trạng Thái
Một bảng kanban làm cho công việc trở nên có tính nhìn thấy. Mỗi phần công việc là một thẻ. Thẻ di chuyển từ trái sang phải qua các cột đại diện cho các trạng thái.
Các cột cổ điển là: Backlog → Được Chọn → Đang Thực Hiện → Xem Xét → Hoàn Thành
Nhưng các cột chính xác không quan trọng. Điều quan trọng là mỗi thẻ có chính xác một trạng thái hiện tại, & trạng thái đó có thể nhìn thấy được với tất cả mọi người làm việc trong hệ thống đó.
Thẻ Đại Diện Cái Gì
Một thẻ đại diện cho một đơn vị công việc có thể được hoàn thành độc lập. Không phải một dự án. Không phải một mục tiêu. Một điều cụ thể, được xác định rõ phạm vi với một định nghĩa rõ ràng về hoàn thành.
Thẻ tốt: Xoay các khóa SSH trên máy chủ prod: hoàn thành khi tất cả máy chủ hiển thị khóa mới trong authorized_keys & khóa cũ được loại bỏ.
Thẻ xấu: Cải thiện bảo mật. (Đây là một dự án, không phải một tác vụ. Chia nhỏ nó.)
Giới Hạn WIP
Cột Đang Thực Hiện trong sơ đồ cho thấy một giới hạn WIP: 3. Điều này có nghĩa là không có thêm ba thẻ có thể Đang Thực Hiện cùng một lúc. Nếu bạn muốn kéo một thẻ thứ tư, bạn phải hoàn thành một thẻ trước.
Cảm giác này giống như một ràng buộc. Nó là: theo thiết kế. Giới hạn WIP buộc bạn hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu trước khi bắt đầu điều gì đó mới. Xem thêm tại sao điều này quan trọng ở phần sau.
Xác Định Phạm Vi Thẻ Công Việc
Kỹ năng khó nhất trong kanban không phải vẽ bảng. Nó là xác định phạm vi thẻ. Quá lớn & một thẻ nằm yên ở Đang Thực Hiện trong nhiều tuần, chặn công việc khác. Quá nhỏ & bảng tràn ngập tiếng ồn.
Các Silo Hoạt Động Tốt
Bất kỳ hoạt động đa chuyên ngành nào đều có các trung tâm công việc chức năng: một tiệm bánh có bánh ngọt, bánh mì, mặn & quầy tính tiền. Một studio sản phẩm có thiết kế, nội dung, xây dựng, & hoạt động. Một dự án xây dựng có khung, đường ống, điện & hoàn thiện. Những trung tâm này tồn tại vì những lý do chính đáng: chuyên môn sâu sắc đòi hỏi sở hữu tập trung.
Kanban không làm tan biến những sự chia này. Nó làm cho các bàn giao giữa chúng trở nên có tính nhìn thấy & rõ ràng.
Thẻ Bàn Giao
Khi một đơn vị công việc di chuyển từ một trung tâm công việc sang trung tâm khác, chẳng hạn, một tài sản thiết kế cần có bản sao được viết trước khi người xây dựng có thể lắp ráp trang, một thẻ bàn giao đi cùng với nó. Trung tâm phía hạ lưu nhìn thấy thẻ xuất hiện trong Backlog của họ. Họ kéo nó khi họ có khả năng. Không cần email. Không cần cuộc họp để phối hợp. Thẻ là tín hiệu.
Sơ đồ Cho Thấy Cái Gì
Phiếu ★ bắt đầu trong Thiết Kế (Đang Thực Hiện: tài sản trực quan). Khi Thiết Kế hoàn thành phần của họ, một thẻ bàn giao được tạo & phiếu ★ xuất hiện trong Backlog của trung tâm Build. Build kéo nó. Sau đó Ops kéo nó. Mỗi trung tâm có bảng của riêng họ. Mỗi bảng chỉ hiển thị công việc hiện tại của trung tâm đó. Nhưng ★ đi qua tất cả chúng, & mọi người có thể thấy nó ở đâu.
Đây là cái nhìn siêu thị được áp dụng cho các tổ chức: mỗi trung tâm công việc là một kệ. Thẻ tái chế kệ phía hạ lưu chỉ khi công việc hạ lưu được kéo & tiêu thụ.
Thiết Kế Một Bàn Giao
Thẻ bàn giao là hợp đồng giữa các trung tâm công việc. Nó phải chứa đủ bối cảnh để nhóm tiếp nhận có thể hành động mà không cần một cuộc họp.
Dừng Bắt Đầu. Bắt Đầu Hoàn Thành.
WIP viết tắt là Công Việc Đang Thực Hiện. Giới hạn WIP là một giới hạn về bao nhiêu thẻ có thể ở trong một cột nhất định cùng một lúc.
Điều này nghe giống như một hạn chế. Nó là. Đó là mục đích.
Tại Sao Giới Hạn Giúp
Mỗi lần bạn bắt đầu một tác vụ mới mà không hoàn thành tác vụ trước đó, bạn phải trả một khoản thuế chuyển đổi ngữ cảnh. Bộ não của bạn tải bối cảnh của tác vụ mới & một phần tải lại tác vụ cũ. Khi bạn quay lại tác vụ cũ, bạn tải lại nó. Đối với công việc kiến thức, viết, gỡ lỗi, thiết kế, xem xét, chi phí tải lại này được đo bằng giờ, không phải giây.
Giới hạn WIP ngăn chặn tích lũy công việc chưa hoàn thành. Chúng cũng làm một điều có giá trị hơn: chúng bề mặt điểm tắc nghẽn.
Điểm Tắc Nghẽn Trở Nên Nhìn Thấy
Nếu cột Xem Xét có giới hạn WIP là 2 & nó luôn ở mức 2, đó là một tín hiệu: xem xét chậm hơn sản xuất. Công việc nhiều hơn hoàn thành Đang Thực Hiện so với những gì có thể được tiêu thụ bởi Xem Xét. Không có giới hạn WIP, bảng tràn ngập thẻ 'hoàn thành-nhưng-đang-chờ-xem xét' & điểm tắc nghẽn không nhìn thấy được. Với giới hạn WIP, cột Đang Thực Hiện không thể chấp nhận thẻ mới, & toàn bộ nhóm nhìn thấy ràng buộc.
Đây không phải là một thất bại. Nó là thông tin. Hệ thống đang nói với bạn để sửa Xem Xét, thuê, ghép cặp, giảm kích thước lô, thay vì mù quáng đẩy công việc thêm.
Định Luật Little (Không Chính Thức)
Thời gian dẫn (bao lâu một thẻ mất từ bắt đầu đến hoàn thành) = Công Việc Đang Thực Hiện ÷ Thông Lượng (thẻ hoàn thành trên một đơn vị thời gian). Nếu bạn muốn thời gian dẫn ngắn hơn mà không cần thuê, hãy giảm WIP. Công việc ít hơn được thực hiện có nghĩa là mỗi thứ hoàn thành nhanh hơn.
R = (W × C) + T
Giới hạn WIP bảo vệ ba biến. Chuyên gia tư vấn hiệu quả Brian Tracy đặt tên cho chúng vào năm 1986.
R = (W × C) + T
- R: Kết Quả: kết quả bạn muốn
- W: Rõ Ràng Về Mục Tiêu: bạn biết chính xác bao nhiêu cái mà bạn muốn (0–10)
- C: Tập Trung: cường độ nỗ lực tập trung (0–10)
- T: Thời Gian Làm Việc Mà Không Bị Xao Lạc (giờ không bị gián đoạn)
Tại Sao W & C Nhân
Rõ Ràng & tập trung không độc lập. Tập trung cao vào một mục tiêu mờ tạo ra chuyển động nhanh theo hướng sai. Rõ Ràng mục tiêu hoàn hảo mà không tập trung tạo ra không có gì. Chúng tương tác: đó là lý do tại sao Tracy viết chúng như một sản phẩm, không phải một khoản. A 9/10 trên mỗi cái cho R = 81 + T. A 3/10 trên mỗi cái cho R = 9 + T. Sự khác biệt không phải cộng.
Tại Sao T Thêm
Mỗi giờ không bị gián đoạn thêm tuyến tính cho kết quả. T không thể hợp chất W & C: nó chỉ có thể xếp chồng lên sản phẩm. Điều này giải thích tại sao động thái đầu tiên luôn là cải thiện W & C, không phải làm việc lâu hơn giờ. Thêm T trên một W & C sản phẩm thấp vẫn là một kết quả kém.
Những Gì Bảng Kanban Làm Cho Mỗi Biến
- W: Một thẻ xác định phạm vi tốt (tiêu đề rõ ràng, tiêu chí chấp nhận có thể đo được, chủ sở hữu duy nhất) tăng W trước khi công việc bắt đầu. Thẻ mơ hồ giảm nó tự động.
- C: Giới hạn WIP buộc tập trung. Một thẻ trong Hoạt Động có nghĩa là toàn bộ sự chú ý trên một vấn đề. Ba thẻ trong Hoạt Động có nghĩa là C được chia thành ba phần.
- T: Khối Pomodoro & bảo vệ lịch tạo giờ không bị gián đoạn mà T đo. Bộ đếm thời gian bảng không phải trang trí: nó theo dõi T trong thời gian thực.
Tracy tuyên bố rằng bất kỳ vấn đề nào cũng có thể được giải quyết trong 30 phút khi W, C, & T được tối ưu hóa hoàn toàn. Bảng kanban là công cụ để tối ưu hóa cả ba đồng thời.
Đọc Bảng
Thực hành đọc điểm tắc nghẽn từ trạng thái bảng.
Không Agile. Không Waterfall.
Agile là một phương pháp. Waterfall là một phương pháp. Kanban là một hệ thống.
Phương pháp quy định cách bạn làm việc. Các hệ thống mô tả những gì đúng về công việc. Kanban không bảo bạn phải có sprint hai tuần, standup hàng ngày, hoặc bài học. Nó nói với bạn một điều: làm cho công việc có tính nhìn thấy, giới hạn WIP, & kéo.
Vấn đề với Phương Pháp
Agile hoạt động tốt cho các nhóm xây dựng sản phẩm lặp đi lặp lại, phần mềm, hầu hết. Waterfall hoạt động tốt cho các dự án có yêu cầu cố định & những ẩn số được biết đến, xây dựng, sản xuất phần cứng. Cũng không ánh xạ sạch trên công việc liên chuyên ngành nơi tác vụ thiết kế & tác vụ lưu kho có thời gian chu kỳ hoàn toàn khác nhau & định nghĩa 'hoàn thành.'
Buộc một trung tâm thiết kế & một trung tâm hoạt động vào cùng một nhịp độ sprint là một lỗi thể loại. Một sprint hai tuần hoạt động tốt cho việc tạo nội dung tạo ra tính khẩn cấp nhân tạo trong công việc hậu cần. Một nghi thức standup được xây dựng cho các nhóm cùng địa điểm tạo ra chi phí chung cho các solo độc lập.
Tìm Chung Quanh Trên Công Việc Cần Làm
Cách tiếp cận un: tìm công việc cần làm. Tìm những người hoặc đối tác ở vị trí tốt nhất để làm điều đó. Không áp đặt một quy trình lên trên đó: hãy để công việc bề mặt quy trình riêng của nó thông qua một hệ thống khả năng nhìn thấy được chung.
Đây không phải là sự vắng mặt của quy trình. Nó là lượng quy trình đúng: đủ để phối hợp, không đủ để tạo chi phí phối hợp vượt quá giá trị của công việc.
Đừng Xây Dựng Những Gì Bạn Có Thể Mua. Đừng Mua Những Gì Bạn Có Thể Trồng.
Trước khi bất kỳ thẻ công việc nào được tạo, hãy hỏi: điều này có nên tồn tại không? Mỗi phần công việc bạn xây dựng, bạn sở hữu mãi mãi. Mỗi SaaS bạn đăng ký, bạn phụ thuộc mãi mãi. Mỗi phụ thuộc mã nguồn mở bạn fork, bạn bảo trì mãi mãi.
Cây quyết định: Chúng ta có thể trồng cái này không? Một quy trình, một kỹ năng, một mối quan hệ tạo ra khả năng một cách bền vững, ưu tiên điều này. Nếu trồng không khả thi: Chúng ta có thể mua cái này không? Một công cụ ngoài kệ giải quyết 80% vấn đề mà không cần công việc tùy chỉnh, ưu tiên điều này. Nếu mua không khả thi: Xây Dựng Nó. & xây dựng nó biết bạn bây giờ sở hữu nó.
Hầu hết các tổ chức đảo ngược thứ tự này. Họ xây dựng cơ sở hạ tầng tùy chỉnh cho các vấn đề mà công cụ hàng hóa giải quyết tốt, sau đó tìm cách bảo trì những gì họ đã xây dựng. Kanban làm cho điều này có tính nhìn thấy: mỗi thẻ trong Backlog của bạn là một điều bạn chọn để xây dựng. Câu hỏi trung thực là liệu nó có nên ở đó hay không.
Xây Dựng / Mua / Trồng
Áp dụng khung quyết định.
Thiết Kế Một Bảng
Ghép nó lại. Bạn sẽ thiết kế một hệ thống kanban cho một kịch bản liên chức năng cụ thể.
Kịch Bản
Một studio nhỏ đang làm mới lại sản phẩm của họ với một thương hiệu mới. Công việc liên quan đến bốn trung tâm:
- Thiết Kế: logo mới, danh tính trực quan, nhiếp ảnh sản phẩm, bố cục trang
- Nội Dung: mô tả sản phẩm được viết lại, bản sao trang hạ cánh, thông báo email
- Xây Dựng: trang web cập nhật, luồng thanh toán mới, chuyển hướng từ URL cũ
- Hoạt Động: cài đặt bộ xử lý thanh toán cập nhật, tính huấn luyện đối tác lưu kho, cấu hình phân tích tái bố trí
Sự khởi động lại có một thời hạn cứng: một triển lãm thương mại trong 45 ngày nơi thương hiệu mới được công khai.
Solo Ở Lại Silo
Trong hầu hết các tổ chức, kanban tồn tại để làm cho công việc có tính nhìn thấy được trên toàn bộ hệ thống phân cấp quản lý. Người quản lý phối hợp giữa các silo. Kanban giảm chi phí phối hợp.
Trong mô hình un, không có người quản lý. Có là solo. Một solo hoạt động một doanh nghiệp độc lập: một solo thiết kế, một solo xây dựng, một solo viết, một solo hoạt động. Mỗi solo là, theo định nghĩa, một silo. Không có biểu đồ tổ chức kết nối chúng. Không có mối quan hệ báo cáo. Không có người quản lý để buộc phối hợp.
Kanban trở thành lớp phối hợp. Không phải bằng cách san phẳng silo, solo vẫn hoàn toàn độc lập, nhưng bằng cách làm cho bàn giao giữa chúng có tính nhìn thấy & rõ ràng. Một solo không gửi email hoặc lên lịch một cuộc họp để bàn giao công việc. Họ đặt một thẻ trên một bảng được chia sẻ. Solo tiếp nhận kéo nó khi họ có khả năng.
Điều này giải thích tại sao kanban phù hợp với mô hình un tốt hơn agile hoặc waterfall: nó không yêu cầu cùng một nhịp độ chia sẻ, không có retro chung, không có lập kế hoạch đồng bộ. Mỗi solo đặt giới hạn WIP riêng của họ, thời gian chu kỳ riêng của họ, định nghĩa 'hoàn thành' riêng của họ. Phối hợp xảy ra ở cấp thẻ, không ở cấp độ quy trình.